Die Finanzbuchhaltung auszulagern ist längst keine Notlösung mehr – sondern eine strategische Entscheidung, die bares Geld spart. Trotzdem scheuen viele Unternehmer den Schritt, weil sie die Kosten nicht einschätzen können oder befürchten, die Kontrolle über ihre Zahlen zu verlieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen mit konkreten Zahlen, warum das Auslagern der Finanzbuchhaltung für die meisten KMU günstiger ist als die interne Lösung – und wie Sie den Wechsel reibungslos gestalten.
Die wahren Kosten der internen Finanzbuchhaltung
Wenn Unternehmer an die Kosten ihrer Buchhaltung denken, denken sie meist zuerst an das Gehalt. Doch die tatsächlichen Kosten gehen weit darüber hinaus:
- Gehalt und Sozialabgaben: Eine erfahrene Buchhaltungskraft kostet in München inklusive aller Nebenkosten 48.000 bis 65.000 Euro pro Jahr. In anderen Regionen sind es 38.000 bis 52.000 Euro.
- Software und IT: DATEV-Lizenzen, Belegerfassungssoftware, Archivierungslösungen und regelmäßige Updates kosten 150 bis 400 Euro monatlich.
- Arbeitsplatzkosten: Büroraum, Schreibtisch, Computer, Drucker und Scanner – ein vollständig eingerichteter Buchhaltungsarbeitsplatz kostet 300 bis 600 Euro monatlich.
- Weiterbildung: Neue Steuergesetze, GoBD-Änderungen, E-Rechnungspflicht – kontinuierliche Fortbildung ist Pflicht und kostet 800 bis 2.000 Euro jährlich.
- Ausfallkosten: Bei Urlaub, Krankheit oder Kündigung steht die Buchhaltung still. Vertretungslösungen sind teuer und fehleranfällig.
In der Summe kostet die interne Finanzbuchhaltung ein Unternehmen mit 200 bis 400 Belegen pro Monat durchschnittlich 4.500 bis 6.500 Euro monatlich – wenn man alle Faktoren einbezieht.
Was kostet das Auslagern der Finanzbuchhaltung?
Professionelle Buchhaltungsdienstleister rechnen in der Regel nach Belegvolumen ab. Die Preise staffeln sich typischerweise nach der Anzahl der monatlichen Belege:
- Bis 150 Belege: 400 bis 700 Euro monatlich
- 150 bis 300 Belege: 700 bis 1.200 Euro monatlich
- 300 bis 500 Belege: 1.200 bis 2.000 Euro monatlich
- 500 bis 1.000 Belege: 2.000 bis 3.500 Euro monatlich
In diesen Preisen ist typischerweise enthalten: die vollständige laufende Buchführung, die Erstellung der monatlichen BWA und Summen- und Saldenliste, die Umsatzsteuervoranmeldung, die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater sowie der Zugang zum digitalen Belegportal.
Der Kostenvergleich: Bis zu 40 % Ersparnis
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit 300 Belegen pro Monat. Die interne Buchhaltung kostet bei Vollkostenrechnung rund 5.000 Euro monatlich, also 60.000 Euro im Jahr. Beim Auslagern der Finanzbuchhaltung an einen spezialisierten Dienstleister liegen die Kosten bei 1.000 bis 1.500 Euro monatlich, also 12.000 bis 18.000 Euro im Jahr. Die Ersparnis beträgt damit 42.000 bis 48.000 Euro pro Jahr – das sind 70 bis 80 Prozent.
Selbst wenn man die internen Kosten konservativer ansetzt und nur das Gehalt plus Software rechnet, liegt das Einsparpotenzial noch immer bei 30 bis 40 Prozent.
Warum ist das Auslagern so viel günstiger?
Die Kostenvorteile ergeben sich aus mehreren Faktoren. Beim externen Dienstleister teilen sich viele Mandanten die Infrastrukturkosten: Software, Schulungen und Spezialwissen werden auf hunderte Mandanten umgelegt. Es gibt keine Fixkosten für Personal – Sie zahlen nur für die tatsächlich erbrachte Leistung. Es gibt keine Ausfallrisiken, denn der Dienstleister hat immer ausreichend Personal. Und professionelle Prozesse reduzieren Fehler und damit Folgekosten.
Behalte ich die Kontrolle über meine Zahlen?
Das ist eine der häufigsten Sorgen – und eine unbegründete. Moderne Buchhaltungsdienstleister bieten Ihnen über ein sicheres Online-Portal jederzeit Zugriff auf Ihre aktuellen Auswertungen. Sie sehen Ihre BWA, Ihre offenen Posten und Ihre Kontoauszüge in Echtzeit. Viele Unternehmer berichten, dass sie nach dem Auslagern sogar mehr Einblick in ihre Zahlen haben als vorher, weil die Auswertungen professioneller und regelmäßiger sind.
In 4 Schritten zur externen Finanzbuchhaltung
- Bestandsaufnahme: Erfassen Sie Ihr monatliches Belegvolumen, Ihre branchenspezifischen Anforderungen und Ihre Erwartungen an Auswertungen und Reporting.
- Angebote einholen: Lassen Sie sich von zwei bis drei Dienstleistern ein konkretes Angebot erstellen. Achten Sie auf transparente Preise ohne versteckte Kosten.
- Datenübergabe: Der neue Dienstleister übernimmt die Daten aus Ihrem bisherigen System. Dieser Prozess dauert typischerweise zwei bis vier Wochen.
- Laufender Betrieb: Sie übermitteln Ihre Belege digital – per App, E-Mail oder Scanner. Der Dienstleister erledigt den Rest.
Fazit: Finanzbuchhaltung auslagern rechnet sich
Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Das Auslagern der Finanzbuchhaltung spart den meisten KMU 30 bis 40 Prozent der Kosten – bei gleichzeitig höherer Qualität und besserer Transparenz. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Ihr Unternehmen konkret sparen kann, erstellen wir Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot. Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Erstgespräch.