Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht: Unternehmen im B2B-Bereich müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Die Ausstellungspflicht wird stufenweise eingeführt, mit Übergangsfristen bis 2028. Diese Änderung betrifft nahezu alle Unternehmen in Deutschland – vom Freelancer bis zum Konzern. In diesem Beitrag erklären wir, was sich konkret ändert, welche Fristen gelten und wie Sie Ihr Unternehmen optimal vorbereiten.
Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Wichtig zu verstehen: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF per E-Mail. Das Wachstumschancengesetz definiert eine E-Rechnung als eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
In der Praxis bedeutet das: Zulässige E-Rechnungsformate sind die XRechnung (XML-basiert, vor allem im öffentlichen Bereich verbreitet), ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Kombination aus PDF und eingebetteter XML-Datei) und weitere EN-16931-konforme Formate. Nicht als E-Rechnung gelten herkömmliche PDF-Rechnungen per E-Mail, eingescannte Papierrechnungen und Rechnungen in nicht-strukturierten Formaten wie Word oder Excel.
Die neuen Fristen im Überblick
Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht
Jedes Unternehmen muss ab diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Konkret bedeutet das: Sie brauchen ein E-Mail-Postfach oder ein System, das strukturierte Rechnungsdaten entgegennehmen kann, und die Fähigkeit, die empfangenen E-Rechnungen GoBD-konform zu archivieren.
Übergangsfristen für die Ausstellung
Für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gelten gestaffelte Übergangsfristen. Von 2025 bis 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden (mit Zustimmung des Empfängers). Von 2027 bis 2028 gilt das nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro. Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
Empfangskanal einrichten
Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können. In den meisten Fällen genügt ein E-Mail-Postfach, an das Ihre Geschäftspartner E-Rechnungen senden können. Fortgeschrittenere Lösungen nutzen Peppol-Netzwerke oder direkte Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen.
Buchhaltungssoftware prüfen
Kann Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format lesen und verarbeiten? Sprechen Sie mit Ihrem Softwareanbieter oder Buchhaltungsdienstleister, ob ein Update oder eine Erweiterung erforderlich ist.
Archivierung sicherstellen
E-Rechnungen müssen im Originalformat GoBD-konform archiviert werden – also als XML-Datei, nicht als ausgedrucktes PDF. Stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierungslösung dies unterstützt.
Mitarbeiter schulen
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen. Wer ist zuständig für den Empfang und die Prüfung von E-Rechnungen? Wie sieht der neue Freigabeprozess aus? Klare Zuständigkeiten und Prozesse vermeiden Chaos in der Umstellungsphase.
Geschäftspartner informieren
Teilen Sie Ihren Lieferanten und Kunden mit, dass Sie E-Rechnungen empfangen können und über welchen Kanal. Umgekehrt sollten Sie frühzeitig klären, ob Ihre Kunden ebenfalls bereit sind, E-Rechnungen zu empfangen.
Vorteile der E-Rechnung nutzen
Die E-Rechnungspflicht mag zunächst als zusätzliche Belastung erscheinen. Tatsächlich bietet sie aber erhebliche Vorteile, die Sie aktiv nutzen sollten: Schnellere Verarbeitung durch automatischen Datenimport in die Buchhaltung statt manueller Erfassung, weniger Fehler durch den Wegfall manueller Eingaben und automatische Validierung der Rechnungsdaten, kürzere Durchlaufzeiten von Rechnungseingang bis Zahlung, bessere Transparenz durch digitale Workflows für Prüfung und Freigabe sowie Kostenersparnis durch weniger Papier, Porto und manuelle Arbeit.
E-Rechnungen und Buchmeister
Als digitaler Buchhaltungsdienstleister ist Buchmeister bereits vollständig auf die E-Rechnung vorbereitet. Unser System verarbeitet alle gängigen E-Rechnungsformate automatisch. Für unsere Mandanten bedeutet das: Sie leiten eingehende E-Rechnungen einfach an uns weiter – wir kümmern uns um die Verarbeitung, Verbuchung und GoBD-konforme Archivierung. So müssen Sie sich um die technischen Details der E-Rechnung keine Gedanken machen.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist eine der größten Veränderungen in der Rechnungsstellung seit Jahrzehnten. Unternehmen sollten sich jetzt vorbereiten, um die Empfangspflicht ab Januar 2025 zu erfüllen und die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Wer bereits mit einem digitalen Buchhaltungsdienstleister zusammenarbeitet, hat den wichtigsten Schritt bereits getan.