Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – sind für jedes Unternehmen in Deutschland verbindlich. Sie regeln, wie die digitale Buchführung zu erfolgen hat, welche Anforderungen an die Aufbewahrung von Belegen gestellt werden und wie der Datenzugriff durch Finanzbehörden sichergestellt werden muss. Trotz ihrer Bedeutung sind die GoBD vielen Unternehmern nur vage bekannt. In diesem Beitrag erklären wir die wichtigsten Anforderungen und zeigen, wie Sie diese in der Praxis umsetzen.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) und gelten seit 2015 in ihrer aktuellen Fassung (zuletzt aktualisiert 2019). Sie ersetzen die früheren GoBS und GDPdU und fassen alle Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung in einem Regelwerk zusammen. Die GoBD gelten für alle Unternehmer, die zur Buchführung verpflichtet sind – unabhängig von Größe und Rechtsform.
Die wichtigsten GoBD-Anforderungen im Überblick
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Jeder Geschäftsvorfall muss von der Entstehung über die Verbuchung bis zur Aufbewahrung lückenlos nachvollziehbar sein. Das bedeutet: Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen (Belegprinzip), die Buchungen müssen in zeitlicher Reihenfolge und systematisch geordnet sein, Änderungen und Korrekturen müssen erkennbar und nachvollziehbar sein.
Unveränderbarkeit
Einmal erfasste Buchungen und Belege dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können. Das gilt insbesondere für digital empfangene Belege wie E-Rechnungen, PDF-Rechnungen per E-Mail und elektronische Kontoauszüge. Diese müssen in ihrem Originalformat gespeichert werden – ein Ausdrucken und anschließendes Vernichten der digitalen Datei ist nicht GoBD-konform.
Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos erfasst werden. Eine Buchführung, die einzelne Transaktionen auslässt oder zeitlich verzögert erfasst, genügt den GoBD-Anforderungen nicht. Belege müssen zeitnah erfasst werden – die GoBD sprechen von einer Frist von 10 Tagen für Bargeschäfte.
Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
Geschäftsvorfälle müssen zeitnah gebucht werden. Die GoBD unterscheiden zwischen Bargeschäften, die täglich oder zeitnah erfasst werden müssen, und unbaren Geschäftsvorfällen, die innerhalb von 10 Tagen nach Entstehung verbucht werden sollten. In der Praxis gilt: Monatliche Buchführung ist in der Regel ausreichend, wenn die Belege zeitnah und systematisch gesammelt werden.
Ordnung
Die Buchführung muss so geordnet sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen kann. Das erfordert einen klar strukturierten Kontenplan, eine systematische Belegablage und eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation.
Die Verfahrensdokumentation – das Herzstück der GoBD
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element der GoBD und wird bei Betriebsprüfungen besonders häufig angefordert. Sie beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen buchführungsrelevante Daten erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Eine Verfahrensdokumentation sollte folgende Bereiche abdecken:
- Allgemeine Beschreibung: Welche Geschäftstätigkeit übt das Unternehmen aus? Welche IT-Systeme werden für die Buchführung eingesetzt?
- Anwenderdokumentation: Wie werden die Systeme bedient? Welche Prozesse gibt es für die Belegerfassung, Kontierung und Buchung?
- Technische Systemdokumentation: Welche Hard- und Software wird eingesetzt? Wie sind die Systeme konfiguriert?
- Betriebsdokumentation: Wie werden Datensicherungen durchgeführt? Wie wird der Zugang zu den Systemen kontrolliert?
- Internes Kontrollsystem (IKS): Welche Kontrollen stellen sicher, dass die Buchführung korrekt und vollständig ist?
Aufbewahrungsfristen nach den GoBD
Die GoBD schreiben klare Aufbewahrungsfristen vor, die unbedingt eingehalten werden müssen:
- 10 Jahre: Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Rechnungen, Inventare
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe (empfangene und gesendete), sonstige steuerlich relevante Unterlagen
Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder der Beleg entstanden ist. Digitale Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
Datenzugriff durch Finanzbehörden
Die GoBD regeln auch den Datenzugriff durch Finanzbehörden bei Betriebsprüfungen. Drei Zugriffsarten müssen ermöglicht werden: der unmittelbare Datenzugriff (der Prüfer arbeitet direkt am System), der mittelbare Datenzugriff (das Unternehmen wertet Daten nach Vorgaben des Prüfers aus) und die Datenträgerüberlassung (Bereitstellung der Daten auf einem Datenträger im prüfbaren Format).
Konsequenzen bei Verstößen
Verstöße gegen die GoBD können ernsthafte Konsequenzen haben. Die Finanzbehörden können die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen – in der Regel zu Ungunsten des Unternehmens. Zudem drohen Zuschätzungen bei Umsatz und Gewinn, Nachzahlungen von Steuern zuzüglich Zinsen und im schlimmsten Fall der Vorwurf der Steuerhinterziehung.
GoBD-Konformität mit Buchmeister
Bei Buchmeister ist GoBD-Konformität selbstverständlich. Unser sicheres Online-Portal erfüllt alle Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Aufbewahrung digitaler Belege. Wir unterstützen unsere Mandanten bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation und stellen sicher, dass alle Prozesse den aktuellen GoBD-Anforderungen entsprechen. So sind Sie bei einer Betriebsprüfung bestens vorbereitet.
Fazit
Die GoBD sind kein bürokratisches Übel, sondern ein Rahmenwerk, das für Ordnung und Transparenz in der Buchführung sorgt. Wer die Anforderungen kennt und systematisch umsetzt, schützt sich vor unangenehmen Überraschungen bei der Betriebsprüfung. Mit einem professionellen Buchhaltungsdienstleister an Ihrer Seite stellen Sie sicher, dass Ihre Buchführung jederzeit GoBD-konform ist.