Die betriebswirtschaftliche Auswertung – kurz BWA – ist eines der wichtigsten Instrumente zur Unternehmenssteuerung. Sie zeigt Ihnen monatlich auf einen Blick, wie Ihr Unternehmen wirtschaftlich dasteht: Welche Umsätze haben Sie erzielt? Welche Kosten sind angefallen? Wie hoch ist Ihr Gewinn oder Verlust? Trotzdem wird die BWA von vielen Unternehmern unterschätzt oder nicht richtig genutzt. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre BWA lesen, die wichtigsten Kennzahlen interpretieren und die Erkenntnisse für bessere Entscheidungen nutzen.
Was ist eine BWA und wozu dient sie?
Die BWA ist eine monatliche oder quartalsweise Übersicht über die Ertrags- und Aufwandssituation Ihres Unternehmens. Sie basiert auf den Daten der laufenden Finanzbuchhaltung und gibt Ihnen einen aktuellen Einblick in die wirtschaftliche Lage – deutlich schneller als der Jahresabschluss, der oft erst Monate nach Geschäftsjahresende vorliegt.
Die BWA dient verschiedenen Zwecken: Sie ist Ihr internes Steuerungsinstrument für unternehmerische Entscheidungen, Grundlage für Bankgespräche und Kreditanträge, Basis für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und ein Frühwarnsystem für wirtschaftliche Schieflagen.
Die wichtigsten Positionen der BWA erklärt
Umsatzerlöse (Position 1)
Die Umsatzerlöse zeigen Ihre gesamten Einnahmen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Hier erkennen Sie sofort, ob Ihr Geschäft wächst, stagniert oder schrumpft. Vergleichen Sie die Umsatzerlöse immer mit dem Vorjahresmonat, um saisonale Effekte zu berücksichtigen.
Materialaufwand / Wareneinsatz (Position 2)
Der Materialaufwand umfasst alle Kosten für eingekaufte Waren und Materialien, die direkt in Ihre Produkte oder Leistungen einfließen. Das Verhältnis von Materialaufwand zu Umsatz ist eine wichtige Kennzahl: Die sogenannte Materialaufwandsquote zeigt Ihnen, wie effizient Sie mit Ihren Einkaufskosten umgehen.
Rohertrag / Rohergebnis (Position 3)
Der Rohertrag ergibt sich aus den Umsatzerlösen abzüglich des Materialaufwands. Er zeigt, wie viel von Ihrem Umsatz nach Abzug der direkten Kosten übrig bleibt, um Personalkosten, Miete und andere Betriebskosten zu decken. Die Rohertragsmarge (Rohertrag geteilt durch Umsatz) ist eine der wichtigsten Kennzahlen für die Bewertung Ihrer Preisgestaltung und Einkaufsstrategie.
Personalkosten (Position 4)
Die Personalkosten umfassen Löhne, Gehälter, Sozialabgaben und sonstige Personalaufwendungen. Die Personalkostenquote (Personalkosten geteilt durch Umsatz) variiert je nach Branche erheblich. In dienstleistungsintensiven Branchen liegt sie typischerweise bei 40 bis 60 Prozent, im Handel deutlich niedriger.
Sonstige betriebliche Aufwendungen (Position 5-7)
Hierunter fallen alle weiteren Betriebskosten: Miete, Versicherungen, Kfz-Kosten, Reisekosten, Werbekosten, Rechts- und Beratungskosten und vieles mehr. Ein regelmäßiger Blick auf diese Positionen hilft Ihnen, Kostentreiber zu identifizieren und Einsparpotenziale zu erkennen.
Vorläufiges Ergebnis (Position 8)
Das vorläufige Ergebnis zeigt Ihren Gewinn oder Verlust vor Steuern und Zinsen. Es ist die zentrale Kennzahl der BWA und beantwortet die grundlegende Frage: Verdient Ihr Unternehmen Geld – oder nicht?
So nutzen Sie die BWA als Steuerungsinstrument
Monatlicher Soll-Ist-Vergleich
Vergleichen Sie Ihre monatlichen Ist-Werte mit Ihren Planzahlen (Budget). Wo weichen die tatsächlichen Ergebnisse von Ihrer Planung ab? Sind die Abweichungen einmalig oder zeichnet sich ein Trend ab? Dieser Vergleich hilft Ihnen, frühzeitig gegenzusteuern.
Vorjahresvergleich
Der Vergleich mit dem Vorjahresmonat zeigt Ihnen, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt – unter Berücksichtigung saisonaler Schwankungen. Steigende Umsätze bei sinkenden Margen sind ein Warnsignal, das Sie genauer untersuchen sollten.
Kennzahlenanalyse
Berechnen Sie regelmäßig die wichtigsten Kennzahlen und verfolgen Sie deren Entwicklung über die Zeit: Rohertragsmarge, Personalkostenquote, Gesamtkostenquote und Umsatzrentabilität. Branchen-Benchmarks helfen Ihnen dabei, Ihre Werte einzuordnen.
Häufige Fehler beim Umgang mit der BWA
- Die BWA nicht oder zu spät lesen: Eine BWA ist nur dann nützlich, wenn Sie sie zeitnah erhalten und auswerten. Idealerweise liegt sie spätestens Mitte des Folgemonats vor.
- Nur auf das Ergebnis schauen: Das Endergebnis allein ist wenig aussagekräftig. Analysieren Sie immer auch die einzelnen Positionen und deren Entwicklung.
- Einmaleffekte nicht berücksichtigen: Hohe Einmalkosten oder außerordentliche Erträge verzerren das monatliche Bild. Bereinigen Sie die BWA gedanklich um solche Effekte.
- Keine Vergleichswerte heranziehen: Absolute Zahlen sind wenig aussagekräftig. Nutzen Sie immer Vergleiche – mit dem Vorjahr, mit dem Budget, mit Branchenwerten.
Fazit
Die BWA ist weit mehr als eine Pflichtübung für die Bank. Richtig gelesen und interpretiert, wird sie zu Ihrem wichtigsten Steuerungsinstrument. Nehmen Sie sich jeden Monat die Zeit, Ihre BWA aufmerksam zu analysieren – es lohnt sich. Wenn Sie Unterstützung bei der Interpretation Ihrer BWA oder bei der wirtschaftlichen Planung benötigen, sprechen Sie uns gerne an.