Alle vier Jahre steht sie ins Haus: die Sozialversicherungsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung. Für viele Arbeitgeber ist die Ankündigung einer Betriebsprüfung ein Grund zur Nervosität. Zu Unrecht – wenn die Lohnabrechnung sauber geführt wird. Doch die Praxis zeigt: Bei fast jeder Prüfung werden Beanstandungen festgestellt. Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen inklusive Säumniszuschlägen sind keine Seltenheit. In diesem Beitrag erklären wir, was bei einer Sozialversicherungsprüfung passiert, was Prüfer besonders genau unter die Lupe nehmen und wie Sie sich optimal vorbereiten.
Was ist eine Sozialversicherungsprüfung?
Die Sozialversicherungsprüfung (auch Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung) ist eine gesetzlich vorgeschriebene Kontrolle. Der Prüfer der Deutschen Rentenversicherung überprüft, ob Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden. Die Rechtsgrundlage ist § 28p SGB IV.
Geprüft wird der Zeitraum seit der letzten Prüfung – in der Regel die vergangenen vier Jahre. Der Prüfungsumfang umfasst die korrekte Beitragsberechnung für Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, die richtige Beurteilung des sozialversicherungsrechtlichen Status aller Beschäftigten, die Einhaltung der Meldepflichten und die ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen.
Was Prüfer besonders genau kontrollieren
Minijobs und Midijobs
Die korrekte Behandlung von geringfügig Beschäftigten ist einer der häufigsten Prüfungsschwerpunkte. Besonders kritisch: die Einhaltung der 538-Euro-Grenze, die Zusammenrechnung mehrerer Beschäftigungen, die Abgrenzung zwischen gewerblichem Minijob und Minijob im Privathaushalt sowie der Übergang vom Minijob zum Midijob (Übergangsbereich bis 2.000 Euro).
Scheinselbstständigkeit
Prüfer achten besonders auf Honorarkräfte und freie Mitarbeiter, die möglicherweise scheinselbstständig sind. Kriterien für eine Scheinselbstständigkeit sind unter anderem: keine eigene unternehmerische Tätigkeit, Weisungsgebundenheit, Eingliederung in die betriebliche Organisation und wirtschaftliche Abhängigkeit von einem Auftraggeber. Wird eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, müssen Sozialversicherungsbeiträge für bis zu vier Jahre nachgezahlt werden.
Sachbezüge und geldwerte Vorteile
Firmenwagen zur privaten Nutzung, Essensgutscheine, Mitarbeiterrabatte und andere Sachbezüge müssen korrekt bewertet und verbeitragt werden. Häufige Fehler: die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge wird überschritten, Firmenwagen werden nicht korrekt versteuert oder steuerfreie Zuschüsse werden ohne Prüfung der Voraussetzungen gewährt.
Einmalzahlungen
Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Boni und Prämien müssen sozialversicherungsrechtlich korrekt zugeordnet werden. Die sogenannte März-Klausel bei Einmalzahlungen im ersten Quartal wird häufig falsch angewendet und ist ein typischer Prüfungsfund.
Entgeltfortzahlung und Krankmeldungen
Die korrekte Berechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, die Erstattungsanträge an die Krankenkassen (U1-Verfahren) und die Dokumentation von Arbeitsunfähigkeitszeiten werden regelmäßig geprüft.
Checkliste: So bereiten Sie sich vor
- Entgeltunterlagen prüfen: Sind für alle Mitarbeiter vollständige Entgeltunterlagen vorhanden? Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise, Stundenaufzeichnungen und Gehaltsabrechnungen müssen vollständig und geordnet vorliegen.
- Minijobs überprüfen: Stimmen die Verdienstgrenzen? Gibt es Mitarbeiter mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen?
- Statusfeststellung prüfen: Liegen für alle freien Mitarbeiter und Geschäftsführer Statusfeststellungen vor? Bei Unsicherheit können Sie vorab eine Statusfeststellung bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung beantragen.
- Sachbezüge dokumentieren: Sind alle geldwerten Vorteile korrekt erfasst und verbeitragt?
- Meldungen prüfen: Wurden alle Sozialversicherungsmeldungen fristgerecht und korrekt übermittelt?
- Beitragsabrechnungen kontrollieren: Stimmen die abgeführten Beiträge mit den Abrechnungen überein?
- Verjährungsfristen beachten: Die reguläre Verjährungsfrist beträgt vier Jahre. Bei vorsätzlicher Hinterziehung verlängert sie sich auf 30 Jahre.
Was passiert bei Beanstandungen?
Stellt der Prüfer Fehler fest, ergeht ein Prüfbescheid mit einer Nachforderung. Die nachzuzahlenden Beiträge sind sofort fällig. Zusätzlich werden Säumniszuschläge erhoben – 1 Prozent pro Monat auf den nachzuzahlenden Betrag. Bei besonders gravierenden oder vorsätzlichen Verstößen kann die Prüfung auch an die Staatsanwaltschaft weitergeleitet werden.
Gegen den Prüfbescheid können Sie innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen. Lassen Sie einen Widerspruch immer von einem Fachmann prüfen – in vielen Fällen lassen sich Nachforderungen reduzieren oder ganz abwenden.
Wie ein Lohndienstleister Sie schützt
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung an einen spezialisierten Dienstleister wie Buchmeister auslagern, profitieren Sie von professionellen Prozessen, die Prüfungsbeanstandungen von vornherein vermeiden. Unsere Spezialisten kennen die typischen Prüfungsschwerpunkte und achten bei jeder Abrechnung auf die korrekte Beitragsberechnung und Statusbeurteilung. Bei einer anstehenden Prüfung begleiten wir Sie, stellen alle erforderlichen Unterlagen bereit und beantworten die Fragen des Prüfers.
Fazit
Eine Sozialversicherungsprüfung muss kein Grund zur Sorge sein – wenn Ihre Lohnabrechnung sauber und korrekt geführt wird. Mit einer guten Vorbereitung und der Unterstützung eines erfahrenen Lohndienstleisters gehen Sie gelassen in jede Prüfung. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Lohnabrechnung auf den Prüfstand stellen oder an einen Profi übergeben möchten.