Betriebsprüfung Lohnabrechnung: Optimal vorbereitet

Betriebsprüfung der Lohnabrechnung: Gelassen und gut vorbereitet

Die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung ist für viele Arbeitgeber ein unangenehmes Thema. Dabei muss eine Prüfung kein Grund zur Sorge sein – vorausgesetzt, Sie sind gut vorbereitet. In der Regel findet die Prüfung alle vier Jahre statt und umfasst die korrekte Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge. In diesem Beitrag erfahren Sie, was auf Sie zukommt, welche Unterlagen Sie bereithalten sollten und wie Sie sich optimal auf die Prüfung vorbereiten.

Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?

Die Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV dient der Überprüfung, ob Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und fristgerecht abgeführt haben. Der Prüfer der Deutschen Rentenversicherung kontrolliert dabei insbesondere:

• Beitragsberechnung: Wurden die Sozialversicherungsbeiträge für alle Beschäftigten korrekt ermittelt?
• Meldewesen: Wurden alle erforderlichen Meldungen fristgerecht und korrekt abgegeben?
• Entgeltunterlagen: Sind die Lohnunterlagen vollständig und ordnungsgemäß geführt?
• Versicherungspflicht: Wurden alle Beschäftigungsverhältnisse korrekt beurteilt?
• Geringfügige Beschäftigungen: Werden Minijobs korrekt abgerechnet und gemeldet?

Wann findet die Betriebsprüfung statt?

In der Regel werden Arbeitgeber alle vier Jahre geprüft. Die Ankündigung erfolgt schriftlich, in der Regel vier bis sechs Wochen vor dem Prüfungstermin. In der Ankündigung wird auch mitgeteilt, welche Zeiträume und Unterlagen geprüft werden sollen.

Besondere Anlässe für eine vorgezogene Prüfung können sein:

• Hinweise auf Unregelmäßigkeiten durch Krankenkassen oder Finanzbehörden
• Statusfeststellungsverfahren für Gesellschafter-Geschäftsführer
• Branchenspezifische Schwerpunktprüfungen

Welche Unterlagen müssen Sie bereithalten?

Eine gute Vorbereitung beginnt mit der vollständigen Zusammenstellung aller erforderlichen Unterlagen. Folgende Dokumente sollten Sie dem Prüfer bereitstellen können:

1. Lohn- und Gehaltsabrechnungen des gesamten Prüfzeitraums
2. Beitragsnachweise und Zahlungsbelege an die Sozialversicherungsträger
3. Arbeitsverträge aller Beschäftigten, einschließlich Änderungsverträge
4. Stundennachweise und Arbeitszeitaufzeichnungen, insbesondere für Minijobber
5. Verträge mit freien Mitarbeitern und Subunternehmern
6. Meldebescheinigungen der Sozialversicherung
7. Unterlagen zu Sachbezügen wie Firmenwagen, Essenszuschüsse etc.
8. Bescheide über Statusfeststellungen und Befreiungen
9. Jahresmeldungen und UV-Jahresmeldungen
10. Entgeltfortzahlungsunterlagen bei Krankheit

Die häufigsten Beanstandungen bei Betriebsprüfungen

Bestimmte Fehler werden von Prüfern besonders häufig festgestellt. Wenn Sie diese Schwachstellen kennen, können Sie gezielt vorbeugen:

• Scheinselbstständigkeit: Freie Mitarbeiter, die wie Angestellte eingesetzt werden, sind ein klassischer Prüfungsschwerpunkt. Die korrekte Abgrenzung ist entscheidend.
• Fehlerhafte Beurteilung von Minijobs: Überschreitungen der Geringfügigkeitsgrenze, fehlende Zusammenrechnung mehrerer Jobs oder falsche Pauschalbeiträge – alle Details dazu in unserem Beitrag zu den häufigsten Fehlern in der Lohnabrechnung.
• Sachbezüge und geldwerte Vorteile: Nicht oder falsch versteuerte Sachbezüge führen häufig zu Nachforderungen.
• Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit: Fehlende Einzelnachweise der tatsächlich geleisteten Stunden.
• Familienangehörige im Betrieb: Die Beschäftigung von Ehegatten oder Kindern wird besonders kritisch geprüft.

Schritt-für-Schritt: So bereiten Sie sich vor

Mit der folgenden Checkliste gehen Sie bestens vorbereitet in die Betriebsprüfung:

1. Prüfungsankündigung analysieren: Welche Zeiträume und Unterlagen werden angefordert?
2. Unterlagen zusammenstellen: Sortieren Sie alle geforderten Dokumente übersichtlich nach Jahren und Mitarbeitern.
3. Selbstprüfung durchführen: Gehen Sie die häufigsten Beanstandungen durch und prüfen Sie Ihre eigene Abrechnung auf Schwachstellen.
4. Freie Mitarbeiter überprüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Verträge und Abgrenzungen zur Scheinselbstständigkeit dokumentiert sind.
5. Räumlichkeiten vorbereiten: Stellen Sie dem Prüfer einen Arbeitsplatz mit Zugang zu den relevanten Unterlagen zur Verfügung.
6. Ansprechpartner benennen: Bestimmen Sie eine Person, die dem Prüfer während der Prüfung als Ansprechpartner dient.
7. Steuerberater oder Lohnbüro informieren: Ihr externer Partner sollte über die Prüfung informiert sein und bei Bedarf zur Verfügung stehen.

Was passiert nach der Prüfung?

Nach Abschluss der Prüfung erstellt der Prüfer einen Prüfbescheid. Dieser enthält die Ergebnisse und eventuelle Nachforderungen oder Erstattungen. Im besten Fall erhalten Sie einen Bescheid ohne Beanstandungen. Sollten Nachforderungen festgestellt werden, haben Sie die Möglichkeit, innerhalb eines Monats Widerspruch einzulegen.

Präventive Maßnahmen für die Zukunft

Um bei der nächsten Prüfung noch besser abzuschneiden, empfehlen wir folgende Maßnahmen:

• Führen Sie regelmäßige interne Lohnabrechnungsprüfungen durch.
• Halten Sie Ihre Entgeltunterlagen stets aktuell und vollständig.
• Schulen Sie Ihre Personalabteilung zu aktuellen Änderungen im Sozialversicherungsrecht.
• Lassen Sie sich bei Zweifelsfällen frühzeitig beraten – insbesondere bei Statusfragen.

Buchmeister – Ihr Schutzschild bei der Betriebsprüfung

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