Lohnabrechnung 2026: Änderungen für Arbeitgeber

Lohnabrechnung 2026: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Jedes Jahr bringt der Jahreswechsel zahlreiche Änderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit sich. Das Jahr 2026 bildet da keine Ausnahme. Neue Beitragssätze, angepasste Beitragsbemessungsgrenzen, ein höherer Mindestlohn und weitere gesetzliche Neuerungen stellen Arbeitgeber vor die Herausforderung, ihre Abrechnungsprozesse rechtzeitig anzupassen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Änderungen, damit Ihre Lohnabrechnung auch 2026 fehlerfrei bleibt.

Mindestlohn 2026: Die neue Untergrenze

Der gesetzliche Mindestlohn ist zum 1. Januar 2026 erneut gestiegen. Arbeitgeber sind verpflichtet, die neuen Sätze in ihrer Lohnabrechnung korrekt abzubilden. Besonders betroffen sind Branchen mit hohem Anteil an Mindestlohnempfängern wie Gastronomie, Einzelhandel und Reinigungsgewerbe.

• Dokumentationspflicht: Arbeitgeber müssen weiterhin die Arbeitszeiten von Mindestlohnempfängern lückenlos dokumentieren.
• Auswirkung auf Minijobs: Durch die Mindestlohnerhöhung verschiebt sich auch die maximale Stundenanzahl für Minijobber. Alle Details finden Sie in unserem Beitrag zu Minijob und Midijob 2026.
• Branchenmindestlöhne: In einigen Branchen gelten höhere Mindestlöhne als der gesetzliche – prüfen Sie die aktuellen Tarifverträge.

Neue Beitragsbemessungsgrenzen 2026

Die Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung wurden zum Jahreswechsel angehoben. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Beschäftigten.

• Kranken- und Pflegeversicherung: Die Beitragsbemessungsgrenze wurde angepasst, was insbesondere bei Besserverdienenden zu höheren Beiträgen führt.
• Renten- und Arbeitslosenversicherung: Auch hier wurden die Grenzen erhöht – sowohl in den alten als auch in den neuen Bundesländern.
• Versicherungspflichtgrenze: Die Jahresarbeitsentgeltgrenze für die Krankenversicherungspflicht ist ebenfalls gestiegen.

Änderungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen

Die Beitragssätze zur Sozialversicherung unterliegen jährlichen Anpassungen. Für 2026 ergeben sich folgende wesentliche Änderungen:

1. Krankenversicherung: Der durchschnittliche Zusatzbeitrag wurde angepasst. Prüfen Sie die individuellen Zusatzbeiträge Ihrer Krankenkassen.
2. Pflegeversicherung: Der Beitragssatz wurde erneut angehoben, um die steigenden Kosten in der Pflege zu decken. Der Zuschlag für Kinderlose bleibt bestehen.
3. Rentenversicherung: Der Beitragssatz bleibt stabil, allerdings führen die höheren Bemessungsgrenzen zu höheren absoluten Beiträgen.
4. Arbeitslosenversicherung: Hier sind die Beitragssätze für 2026 zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Steuerliche Änderungen in der Lohnabrechnung

Auch steuerlich gibt es 2026 relevante Neuerungen, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen:

• Grundfreibetrag: Der steuerliche Grundfreibetrag wurde angehoben, was zu geringfügig niedrigeren Steuerabzügen führt.
• Kinderfreibetrag: Auch der Kinderfreibetrag wurde erhöht und muss in der Lohnsteuerberechnung korrekt berücksichtigt werden.
• Sachbezugswerte: Die amtlichen Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft wurden aktualisiert.
• Inflationsausgleichsprämie: Prüfen Sie, ob und bis wann noch steuerfreie Zahlungen möglich sind.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist mittlerweile etabliert. Dennoch sollten Arbeitgeber 2026 auf folgende Punkte achten:

• Regelmäßiger Abruf der eAU-Daten über das entsprechende Verfahren
• Korrekte Zuordnung der Fehlzeiten in der Entgeltabrechnung
• Beachtung der Fristen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Meldepflichten und Fristen beachten

Arbeitgeber müssen auch 2026 zahlreiche Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern erfüllen. Verspätete oder fehlerhafte Meldungen können zu Bußgeldern führen. Welche Fehler in der Lohnabrechnung am häufigsten vorkommen, lesen Sie in unserem separaten Beitrag.

• SV-Meldungen: Achten Sie auf korrekte und fristgerechte An-, Ab- und Ummeldungen.
• Jahresmeldungen: Die Jahresmeldungen für das Vorjahr müssen bis spätestens 15. Februar übermittelt werden.
• UV-Jahresmeldung: Die Meldung an die Unfallversicherung ist ebenfalls fristgerecht einzureichen.

Praktische Tipps für eine fehlerfreie Umstellung

Damit der Übergang ins neue Abrechnungsjahr reibungslos funktioniert, empfehlen wir folgende Schritte:

1. Aktualisieren Sie Ihre Abrechnungssoftware rechtzeitig auf die neuesten Versionen mit den aktuellen Parametern.
2. Überprüfen Sie die Stammdaten aller Mitarbeiter auf Vollständigkeit und Aktualität.
3. Kontrollieren Sie die korrekten Krankenkassen-Zusatzbeiträge für jeden einzelnen Mitarbeiter.
4. Informieren Sie sich über branchenspezifische Änderungen in Tarifverträgen – etwa die Mindestlöhne im Baugewerbe 2026.
5. Planen Sie ausreichend Zeit für die erste Abrechnung des Jahres ein.

Fazit: Frühzeitige Vorbereitung zahlt sich aus

Die Änderungen in der Lohnabrechnung 2026 sind vielfältig und betreffen nahezu jeden Arbeitgeber. Eine frühzeitige Vorbereitung und die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Lohnbüro sind der beste Schutz vor teuren Fehlern und Nachzahlungen.

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