Buchhaltung auslagern?

Viele Selbstständige fragen sich, ob es sinnvoll ist, die Buchhaltung auszulagern, um Zeit zu sparen und sich nicht um Buchungsvorgänge, die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen kümmern zu müssen. Wenn ein professionelles Unternehmen mit der Buchung der Belege, der Erstellung der Buchhaltung und der Jahresabschlüsse beauftragt wird, zeigt sich oft, dass eine spürbare Zeitersparnis hinter dem Outsourcing steckt. Darüber hinaus gibt es weitere Argumente, die für die Beratung durch einen professionellen Partner im Zusammenhang mit Buchhaltungsprozessen sprechen. Kunden und Unternehmen können auf unterschiedliche Weise profitieren.

Vorteil Nr. 1: Das Auslagern der Buchhaltung kann Zeit sparen

Um Zeit zu sparen, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, ihre buchhalterischen Aufgaben auszulagern oder von einem anderen Unternehmen erledigen zu lassen. Dazu gehören Prozesse wie die Buchung von Rechnungen und die Meldung der Umsatzsteuer an das Finanzamt. Wenn Mitarbeiter diese Aufgaben übernehmen, fehlt ihnen die Zeit – vor allem, wenn die Kernkompetenz der Mitarbeiter eigentlich in anderen Bereichen liegt. Außerdem kostet es in der Regel weniger Geld, eine Buchhaltungsfirma zu beauftragen, als jemanden zu beschäftigen, der in Vollzeit für das Unternehmen tätig ist.

Vorteil Nr. 2: Eine individuelle Beratung

Obwohl es Gesetze gibt, die das Steuersystem regeln, ist es wichtig, auch individuelle Faktoren zu berücksichtigen. Auf diese Weise lässt sich oft Geld einsparen – zum Beispiel, indem man das Fachwissen von Buchhaltungsbüros beansprucht, um Pauschalbeträge optimal zu nutzen.

Vorteil Nr. 3: Das Erfahrungswissen der Dienstleister

Viele Unternehmen, die professionelle Buchhaltungsdienstleistungen anbieten, haben viel Erfahrung. Sie kennen die aktuellen Steuergesetze und bilden sich ständig weiter. Wenn es Gesetzesänderungen gibt, informieren diese Unternehmen ihre Kunden darüber.

Vorteil Nr. 4: Unkomplizierte Abläufe dank moderner Schnittstellen

Das Versenden von Dokumenten per Post an die Buchhaltung ist nicht mehr notwendig. Stattdessen gibt es moderne Schnittstellen, die einen einfachen Datenaustausch ermöglichen. Das spart Zeit und ist effizienter. Auf diese Weise können das Unternehmen und die Buchhaltung besser kommunizieren. Die eingesetzten modernen, zertifizierten Tools folgen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und erfüllen die Anforderungen der Steuerbehörden für Betriebsprüfungen und andere Bereiche.

Vorteil Nr. 5: Auftraggeber werden von der Haftung befreit

Wenn man in seiner Steuererklärung eine falsche Angabe macht, geschieht das vielleicht nicht vorsätzlich. Das heißt aber nicht, dass man nicht schuldig ist. Wenn man auf Nummer sicher gehen möchte, sollten man jemanden mit der Buchhaltung beauftragen, damit man nicht verantwortlich ist, sollte etwas schieflaufen. Auf diese Weise umgeht man die Schuld, wenn es ein Problem mit der Buchhaltung gibt. Das bedeutet nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch weniger Stress. Wenn sich bei einer Prüfung herausstellt, dass es Fehler gibt oder dass sich das Unternehmen nicht an die Gesetze hält, wird der Buchhaltungsdienstleister zur Verantwortung gezogen.

Vorteil Nr. 6: Ein hohes Maß an Flexibilität

Auch wenn beim Outsourcing der Buchhaltung immer von „praktischen Komplettlösungen“ die Rede ist, ist es kein Problem, nur einen Teil der Buchhaltungsarbeiten auszulagern. Zum Beispiel könnte man nur die Erstellung der Bilanz am Ende des Geschäftsjahres auslagern. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Arbeiten in welchem Umfang outgesourct werden sollen. Einige wichtige Fragen, die man sich stellen sollte, sind:

• Wie erfahren/ kompetent sind meine Mitarbeiter/-innen im Bereich der Buchführung?
• Wie viel Geld möchte ich in meine externe Buchhaltung investieren?
• Wie viel Zeitersparnis wünsche ich mir?
• Wie umfangreich ist meine Buchhaltung? Wie viele Rechnungen müssen pro Monat etwa gebucht werden?

Wer sich ein wenig Zeit nimmt, um diese Fragen zu beantworten, kann sich so einen guten Plan für die nächsten Schritte erstellen.

Vorteil Nr. 7: Aktuelle Daten bieten eine gute Entscheidungsgrundlage

Viele Unternehmen konzentrieren sich mehr auf ihr Tagesgeschäft als auf die aktuellen Zahlen. Da kann Outsourcing von Vorteil sein. Zahlen zu Umsätzen, Gewinnen und anderen wichtigen Daten lassen sich mit Hilfe eines zuverlässigen Profis schnell und einfach abrufen. So können Unternehmen alle weiteren Schritte, wie z. B. den Einkauf von Waren, auf der Grundlage der aktuellsten Informationen planen.

Fazit

Immer mehr kleine Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Buchhaltung von jemand anderem erledigen zu lassen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Die Geschäftsführer geben häufig an, dass sie die spürbare Zeitersparnis zu schätzen wissen. In einigen Fällen fehlen ihnen auch die buchhalterischen Vorkenntnisse, um auf der Grundlage der geltenden GoB arbeiten zu können. Gerade in solchen Fällen wird die Fachkompetenz eines externen Buchhalters oft noch mehr geschätzt. Wenn man die Kosten vergleicht, wird deutlich, dass die Auslagerung von Buchhaltungsaufgaben eine gute Alternative für alle ist, die auf fundierte Daten zugreifen und sich gleichzeitig auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren wollen.